如果没有系统的方法，团队合作可能会变得混乱。混乱、错过最后期限和员工压力只是混乱的流程和沟通所造成的一些后果。我们弄清楚如何建立团队互动，以便每个人都知道该做什么、按时完成任务并减少错误。
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把事情整理好
高效团队的基础是完善的流程和员工之间透明的沟通。
组织项目和流程
首先，列出项目及其关键流程。对于每个流程，描述谁应该做什么、在什么时间范围内以及以什么质量水平进行。
如果您实施一个方便的团队沟通工具（例如企业信使），管理流程会更容易。以下是您如何在其中组织您的工作：
将不同的项目分为不同的 Messenger 工作区。这样聊天就不会重叠，也不会那么混乱。
在一个空间内，按部门和关键流程分隔聊天。例如，对于营销，可能存在聊天“营销_预算”、“营销_广告批准”和“营销_新产品开发”。
仅邀请负责特定流程的人员参加每次聊天。这样，员工将只收到工作所需的信息，而不会收到不必要的信息。
就互动规则达成一致
交互规则可以加快工作速度并减少错误。以下是给他们的一些建议：
写下互动规则并与同事分享。在规则中，指出什么对您的团队很重要。例如，“始终在主聊天中对消息做出反应”，因为这可以提高参与度。或者“务必使用@符号在紧急消息中标记经理”，这样他会更快地阅读。
不要让一般聊天过多地讨论问题 – 将所有评论写在线程中。消息下的这种单独的评论线程允许您构建对话并避免通信中的混乱。
就快速响应的视觉系统达成一致。例如，如果任务正在进行中，请在其上添加扳手表情符号。已完成的任务有绿色勾号。
在企业通讯工具中填写员工个人资料 – 注明部门、职位和人员的主要任务列表。这将使团队更容易确定该联系谁以及提出什么问题。
明确设定任务并控制结果
使用信使设置任务并报告其完成情况：
对于典型的任务，您可以开发一个消息模板 – 使其简短、直观且信息丰富。
您可以在聊天中发送有关已完成工作的简短报告。例如，销售部门员工在工作日结束时可以记录已完成的交易数量以及仍在工作的客户数量。
设置访问级别
访问设置对于公司数据的安全非常重要：
不同的工作区和聊天可能具有不同的访问级别。例如，在某些地方您可以发送和下载文件或录制语音消息，但在其他地方则不能。
公司的客户也可以被邀请使用公司信使 – 例如，Compass 就具有这方面的访客访问功能。
添加积极情绪
积极的情绪可以激发和激励团队：
教导员工对消息作出反应以支持同事。
创建“fludilka”聊天，包括非正式的团队沟通 – 分享有趣的新闻或模因。
2. 我们为复杂问题制定说明
法规不是对官僚主义的致敬，而是一种方便的商业工具，有助于避免工作中的错误。建立一种有用的做法，为公司最复杂的流程制定法规。以下是有关如何执行此操作的一些建议：
指出该法规的目的以及应使用该法规的情况列表。
描述工作算法 – 如何从 A 点到达 B 点。
以即使是初学者也能理解的方式写作。使用清晰的语言，没有复杂的术语。这将在入职过程中为员工提供帮助。
提供您在法规中指出的文档的链接 – 这样人们就可以快速找到它们。
制作一个方便的目录，维护标题的层次结构。员工浏览大型文档的速度越快越好。
使规定清晰 – 使用图表、图表、照片、视频或链接。这将使说明更容易理解。
指出能力的限制——描述在什么情况下一个人应该寻求帮助以及如何获得帮助。
对不同资历和工作经验的员工测试现成的说明。询问他们的反馈并纠正那些难以理解的地方。
最好将法规收集在一个地方 – 您可以使用企业通讯工具中的聊天功能或用于创建知识库的特殊服务 – 例如 Teamly。
在选择发布法规的服务时，请注意以下功能：
能够为不同的项目或部门分配单独的工作空间。
方便的文件存储树结构 – 因此您只需点击几下即可找到必要的信息。
具有拼写错误纠正功能搜索所有类型的文件。
能够按文件类型、作者、日期和其他标准组织内容。
灵活设置不同用户的访问权限。
如果多个人正在处理同一个文档，则联合编辑文件的选项会很方便。
能够对文档中的各个文本片段进行评论。
处理文本的便捷设置 – 更改文本的字体、大小和颜色将有助于突出显示重要信息并构建其结构。
与其他应用程序集成，例如企业信使或 CRM 系统。
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3.书面头脑风暴
头脑风暴是寻找创新想法和解决复杂业务问题的绝佳工具。但在大团队中讨论问题往往会给员工带来压力——有些人想说出来却很尴尬，而另一些人则过于积极。
一个很好的替代形式是以书面形式进行头脑风暴。您可以在企业即时聊天中收集所有想法，也可以使用可共享交互式在线白板或思维导图的特殊服务。
以下是一些进行富有成效的头脑风暴的技巧：
给团队一个问题或者需要解决的问题。一次只能解决一个问题，否则会出现混乱。
决定收集想法的格式。如果您以书面形式进行头脑风暴，请限制一条消息或信息块的数量。太长的文本将难以处理。
及时限制想法的收集。如果团队在头脑风暴后有新的想法，可以将它们收集到一个单独的地方。
选择一名主持人 – 从他需要的所有消息中创建一个想法的可视化图表。同时，重要的是不要更改消息的文本，因为这可能会扭曲句子的含义。
确定谁将选择最佳想法并决定实施这些想法的后续步骤。
在收集想法时，重要的是不要讨论或评估它们。无论是赞扬还是批评，都只会造成阻碍。
如果团队中存在很强的等级制度，那么暂时“关闭它”很重要。对于富有成效的头脑风暴会议，所有参与者必须平等。
头脑风暴结束后，一定要向每位参与者表达你的谢意。这是该流程的重要组成部分 – 贡献想法的员工应该知道他们的想法对团队有用，即使他们不被接受进行进一步的工作。
4.我们组织会议并分享成功
与同事定期举行会议，分享工作进展和彼此的成功，这一点不容小觑。毕竟，它们不仅能改善情绪，保持团队积极的氛围，还能团结团队，增加人们朝着共同目标前进的动力。
以下是一些使这些会议富有成效的技巧：
确定会议的频率和形式。如果团队远程工作，那么他们可以在线举行。在这种情况下，请参与者打开相机 – 这将更好地传达情感。
在会议期间，尽量讨论团队的整体成就——最好不要 选择最佳住房协会管理系统的最佳技巧 点名个别“明星”，特别是不要点名“落后”。
不要把人们的期望定得太高。如果您的一名员工经常表现出色，请不要指望情况永远如此。没有犯错的余地可能会在未来造成压力和倦怠。
询问您的团队如何共同改进工作 – 让他们告诉您他们认为缺少什么或是什么阻碍您实现目标。
与员工谈论公司的使命和价值观——人们为社会做出贡献并参与比工作更重要的事业，这一点很重要。
5.我们使用人工智能来完成日常任务
未来已经到来——人工智能服务积极帮助人们工作，节省他们的时间和金钱。现在最知名的人工智能助手是ChatGPT，用它你可以分析和处理数据、创建新内容、开发聊天机器人，甚至培训员工。
公司正在将人工智能驱动的虚拟助手引入其应 美国手机号码列表 用程序。例如，Teamly 知识库中的人工智能助手可以撰写大型文本的简短摘要、为社交网络撰写商业信函或帖子，以及为员工创建任务列表。
因此，人工智能可以承担一些日常任务，并释放团队的时间来解决更复杂的问题。
结果
为了减轻团队合作的压力并提高工作效率，请使用以下五个基本技巧：
让您的流程和项目井井有条 – 选择一个方便的企业通讯工具并商定其中的交互规则。
为所有复杂问题制定法规，并将它们收集到一个知识库中。
开始以书面形式进行头脑风暴——这将使所有员工敞开心扉，即使是最谦虚的员工。这样一来，就会有更多的想法。
定期举行会议分享新闻和团队成功——这会激发并增加工作动力。
使用人工智能助手——它们将使员工从日常任务中解放出来，并且有更多的时间来处理关键问题。
